Voor beheer en onderhoud van gebouwen wordt in Nederland vaak gewerkt met de NL/SfB-
classificatie. Het grote voordeel is dat we informatie op deze manier bouwdelen kunnen
standaardiseren en we als het ware dezelfde taal met elkaar spreken. Ook binnen de NEN 2767
wordt gebruikt gemaakt van deze codering.

De NL/SfB bevat standaard een 4-cijferige codering bestaande uit een hoofdcodering en subcodering. De hoofdcodering bevat een code en omschrijving, bijvoorbeeld 27 – Daken of 57 – Luchtbehandeling. De subcodering zorgt voor een verdere verdeling waarin bijvoorbeeld onderscheid wordt gemaakt tussen constructieve en niet constructieve bouwdelen of lokale en centrale voorzieningen. Voor daken wordt dit vervolgens nader gespecificeerd in daken niet constructief – vlakke daken (27.11) of daken constructief – vlakke daken (27.21).

De 4-cijferige codering kan worden uitgebreid met cijfers en letters om specifieke kenmerken, eigenschappen en materialen te specificeren.

Soms vraagt een opdrachtgever om een andere codering met omschrijving. Wanneer de klant de NL/SfB niet kent of wanneer gebruik wordt gemaakt van andere standaarden kan de opdrachtgever vragen om een andere codering met omschrijving te gebruiken.

Om een onderhoudsplan op te stellen is het belangrijk om te weten welke bouwdelen zich in het gebouw bevinden en wat de aantallen / hoeveelheden en eenheden zijn. Je bepaalt de demarcatie. Dus wat neem je wel en niet mee en hoe leg je dit vast. Ga je de aantallen armaturen per gebouw, verdieping of per ruimte vast leggen? Hierbij is het ook zeker verstandig om na te denken hoe je het onderhoud in de toekomst wenst uit te voeren.

Per bouwdeel bepaal je het onderhoudsstaat en het onderhoud. Dit kan bijvoorbeeld een vervanging, jaarlijks onderhoud, herstelactiviteit, een verbetering of reiniging zijn. Heb je gebreken geconstateerd, dan zul je ook daarvoor moeten bepalen hoe je het bouwdeel weer naar het gewenste onderhoudsniveau krijgt. Per activiteit bepaal je de prijs voor het onderhoud en met welke frequentie dit moet gebeuren. Bij het bepalen van de prijs dien je ook zeker rekening te houden met kosten voor bereikbaarheid, het momentum, de regio, materiaal en materieel.

Je zult zien dat je nu al snel tot een planning en begroting komt waarin je inzicht heb in de kosten voor de korte en lange termijn.

De NEN 2767 is een methodiek om op gestandaardiseerde wijze technische gebreken op te nemen en de conditie van een bouwdeel te bepalen. Hiermee krijg je als gebouweigenaar inzicht in de onderhoudsstaat van de afzonderlijke bouwdelen en het gebouw. De conditie wordt uitgedrukt in een score van 1 t/m 6. Een score 1 is als het ware iets wat gelijk is aan nieuwbouwstaat en conditie 6 staat gelijk aan de slechts aan te treffen conditie. Oftewel einde levensduur of (bijna) rijp voor de sloop.

In de regel zijn in contracten tussen huurder en verhuurder afspraken gemaakt over welk onderhoud voor wie zijn rekening komt. In het onderhoudsplan kun je deze verantwoordelijkheden ook specifiek opnemen per activiteit zodat je op voorhand weet welke kosten voor huurder en verhuurder zijn en beide daarvoor het benodigde budget kunnen reserveren.

Indien deze afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd is het zeker verstandig dit alsnog te doen om discussie achteraf na uitvoering van werkzaamheden te voorkomen.

Veel onderhoudsplannen kunnen vanuit een applicatie naar Excel worden geëxporteerd. Met een snelle check en relatief gezien wat kleine aanpassingen kun je de data vaak eenvoudig importeren.

Informatie die je in veel applicaties minimaal nodig hebt:

• Gebouw
• Bouwdelen
  • Eenheden
  • Hoeveelheden
• Activiteiten
• Prijzen
• Cycli

Mocht je niet alle informatie hebben, dan kun je in Excel veel informatie simpel toevoegen of juist informatie uit cellen verdelen, samenvoegen, splitsen en nog veel meer.