Voor het waardebehoud en mogelijke waardontwikkeling van een vastgoed is een meerjarenonderhoudsplan en de onderliggende begroting een onmisbaar instrument. Het biedt inzicht in de toekomstige onderhoudswerkzaamheden en bijbehorende kosten. Het ondersteunt de waarborging van het gewenste kwaliteitsbehoud van het vastgoed en voorkomt hiermee ook onverwachte onderhoudskosten. Een goede MJOP betrekt alle onderhoudsgevoelige bouwdelen en biedt een overzicht van de te ondernemen onderhoudswerkzaamheden op korte- én lange termijn. Maar welke informatie heb je nu nodig om dit een betrouwbaar instrument te laten zijn? In dit artikel betrekken we 8 onmisbare stappen voor het opstellen van een betrouwbare MJOP.
Inventariseer alle bouwonderdelen
De eerste stap tot het vormen van een effectieve en betrouwbare meerjarenonderhoudsplan is het inventariseren van alle bouwonderdelen, alsook de aantallen en eenheden. Deze stap is fundamenteel omdat elk onderdeel van het gebouw, zoals het dak, de gevels, ramen, deuren, en installaties zoals verwarmingssystemen en liften, zijn eigen onderhoudsbehoeften en levensduur heeft. Door een gedetailleerd overzicht te hebben van deze elementen, kan men beter inschatten welke onderhoudsactiviteiten wanneer nodig zijn. Bovendien helpt deze informatie bij het prioriteren van onderhoudstaken. Sommige bouwdelen, zoals het dak, kunnen bijvoorbeeld kritischer zijn voor de integriteit van het gebouw dan andere. Door deze bouwdelen te kennen en hun staat te beoordelen, kan men voorkomen dat kleine problemen escaleren tot grote, kostbare reparaties. Deze informatie kan vaak worden verkregen uit bouwtekeningen, onderhoudsgeschiedenis, en inspectierapporten. In sommige gevallen kan het nodig zijn om een bouwkundige of inspecteur in te schakelen voor een gedetailleerde beoordeling van minder zichtbare of toegankelijke delen van het gebouw. Door deze grondige voorbereiding wordt de basis gelegd voor een solide en realistisch meerjarenonderhoudsplan dat het vastgoed in optimale staat houdt.
Je bepaalt zelf wat je wel en niet meeneemt in de beoordeling en hoe je dit vastlegt, ook wel demarcatie genoemd. Ga je bijvoorbeeld de aantallen armaturen per gebouw, verdieping of per ruimte vastleggen? Of kies je ervoor om hier één stelpost voor op te nemen? Door deze grondige voorbereiding wordt de basis gelegd voor een solide en realistisch meerjarenonderhoudsplan dat het vastgoed in optimale staat houdt.
Huidige staat van onderhoud beoordelen
Na het inventariseren van alle relevante bouwonderdelen is het tijd voor een grondige inspectie om de huidige staat van het bouwdeel te beoordelen. Dit is je nulmeting en helpt bij het identificeren van directe reparatiebehoeften en het plannen van toekomstig onderhoud. Zo kunnen bijvoorbeeld lekkende daken, versleten kozijnen, of defecte verwarmingssystemen vroegtijdig worden opgemerkt en aangepakt. Dit kan bijvoorbeeld door een vervanging, jaarlijks onderhoud, herstelactiviteit, een verbetering of reiniging zijn. Heb je gebreken geconstateerd? Dan zul je ook daarvoor moeten bepalen hoe je het bouwdeel weer naar het gewenste onderhoudsniveau krijgt. Dit kan bijvoorbeeld door een vervanging, jaarlijks onderhoud, herstelactiviteit, een verbetering of reiniging zijn. Heb je gebreken geconstateerd? Dan zul je ook daarvoor moeten bepalen hoe je het bouwdeel weer naar het gewenste onderhoudsniveau krijgt.
Analyseren van de levensduur
De volgende belangrijke stap is het analyseren van de levensduur van elk bouwdeel. Deze stap omvat het inschatten hoe lang elk bouwdeel naar verwachting nog functioneel en veilig blijft voordat vervanging of groot onderhoud nodig is. Dit is van groot belang omdat het helpt bij het plannen van toekomstige budgetten en het voorkomen van onverwachte uitgaven. Zo kan bijvoorbeeld bepaald worden dat een dak nog 5 jaar meegaat, terwijl een verwarmingssysteem mogelijk binnen 2 jaar vervangen moet worden.
De levensduuranalyse kan worden uitgevoerd door historische gegevens over de bouwdelen te bestuderen, zoals de datum van installatie en het onderhoudsverleden. Ook fabrikantenspecificaties en branche-standaarden bieden nuttige informatie over de verwachte levensduur van verschillende onderdelen.
Risicoanalyse
De vierde stap in het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan is het uitvoeren van een risicoanalyse voor elk geïdentificeerd bouwdeel. Deze analyse richt zich op het identificeren van de risico’s die gepaard gaan met het uitstellen van onderhoud. Door te begrijpen welke gevaren er schuilen in het niet tijdig aanpakken van bepaalde onderhoudswerkzaamheden, kan men prioriteiten stellen en zorgen voor een veilige en functionele omgeving. Het belang van deze stap ligt in het voorkomen van potentiële schade en gevaarlijke situaties die kunnen ontstaan door verwaarlozing. Bijvoorbeeld, het uitstellen van onderhoud aan het dak kan leiden tot lekkages en waterschade, terwijl het negeren van elektrische problemen brandgevaar kan opleveren.
De risicoanalyse kan worden uitgevoerd door historische gegevens te onderzoeken, zoals incidentrapporten en onderhoudsverslagen, die inzicht geven in eerdere problemen en hun oorzaken. Verder kunnen experts zoals veiligheidsingenieurs of bouwkundige adviseurs waardevolle inzichten bieden. Zij kunnen de impact van uitgesteld onderhoud analyseren en aanbevelingen doen over de urgentie van onderhoudswerkzaamheden.
Maak een kostenraming
Voor ieder bouwdeel bepaal je vervolgens de prijs voor het onderhoud en met welke frequentie dit moet gebeuren. Dit omvat zowel de directe kosten voor het uitvoeren van het benodigde werk als de potentiële kosten van uitgesteld onderhoud. Bij het bepalen van de prijs dien je ook zeker rekening te houden met kosten voor bereikbaarheid, het momentum, de regio, materiaal en materieel. De gegevens verzameld in de voorgaande stappen – waaronder de staat van het bouwdeel, de levensduuranalyse, en de risicoanalyse – vormen de basis voor deze kostenraming. Door deze informatie te combineren, kan men een nauwkeuriger inschatting maken van de benodigde investeringen op korte en lange termijn.
Voor het uitvoeren van deze analyse kunnen offertes van aannemers en onderhoudsbedrijven worden ingewonnen om de marktconforme prijzen te bepalen. Daarnaast kunnen historische uitgavendata van vergelijkbare projecten en prijsindexen van de bouwsector helpen bij het maken van een nauwkeurige schatting. Je zult zien dat je nu al snel tot een planning en begroting komt waarin je inzicht hebt in de kosten voor de korte en lange termijn.
Planning en prioritering
Na het maken van een gedetailleerde kostenraming creëer je een tijdschema voor de onderhoudswerkzaamheden. Dit schema moet de taken prioriteren op basis van hun urgentie en de impact die ze hebben op het totale vastgoed. De informatie uit de vorige stappen, zoals de staat van de bouwdelen, de levensduuranalyse, de risicoanalyse en de kostenramingen, zijn hiervoor in te zetten.
Bij het opstellen van dit tijdschema, moet je overwegen welke onderhoudstaken onmiddellijk aandacht vereisen en welke kunnen wachten. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen het aanpakken van urgente kwesties en het efficiënt inplannen van minder kritieke taken. Dit zorgt ervoor dat essentiële reparaties tijdig worden uitgevoerd, terwijl ook de lange-termijn onderhoudsbehoeften van het vastgoed worden aangepakt.
Budget opstellen
De een-na-laatste stap is het opstellen van een gedetailleerd budget, zowel voor de korte als de lange termijn. Dit proces omvat het samenbrengen van de kostenramingen voor elke geplande onderhoudstaak, rekening houdend met de urgentie en de geplande timing van de werkzaamheden. Het is belangrijk om een realistisch en haalbaar budget op te stellen dat rekening houdt met alle geplande onderhoudsactiviteiten en eventuele onvoorziene uitgaven. Dit vereist een zorgvuldige evaluatie van de financiële middelen en toekomstige inkomsten, om te verzekeren dat het onderhoud van het vastgoed financieel duurzaam is.
Juridische en regelgevende compliance
De laatste stap in het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan is ervoor te zorgen dat het plan in overeenstemming is met alle relevante bouwvoorschriften en wetgeving. Dit is cruciaal om te garanderen dat alle onderhoudswerkzaamheden voldoen aan de geldende veiligheidsnormen en wettelijke eisen, wat niet alleen de integriteit van het vastgoed beschermt, maar ook de veiligheid van de gebruikers waarborgt. Om aan deze vereisten te voldoen, moeten vastgoedeigenaren zich regelmatig laten informeren over lokale en nationale bouwvoorschriften en milieuwetgeving. Speciaal hiervoor heeft ons MJOP-software de integratie Wet- en Regelgeving waarin alle wettelijke verplichtingen voor je actueel worden gehouden. Hierdoor ben je altijd op de hoogte van de laatste wijzigingen.