Documentenbeheer
Overzicht van al je documenten.
Niet meer zoeken en geen gedoe over de laatste versie van een document. Met Hobs software weet iedere persoon in je organisatie de juiste documenten te vinden.
Deze bedrijven maken al gebruik van Hobs.
Logisch en overzichtelijk!
Met documentenbeheer ben je in staat om alle documenten bij je gebouw en installaties te beheren. Door te werken met eigen dossiers creëer je een overzicht wat jou het werken eenvoudiger maakt
Door de documenten op een logische wijze onder te verdelen in dossiers ben jij en zijn jouw collega’s in staat om de documenten beter en sneller te vinden, te delen, en te lezen of te bewerken.
Maak makkelijk gebruik van de laatste versie
Vanuit Hobs kun je de bestanden ook direct openen, bewerken en opslaan onder een nieuwe versie. De oude versies worden gearchiveerd en gelogd. Zo maakt iedereen gebruik van de laatste versie.
Een gebruiksvriendelijke omgeving met toegankelijke support
Met de gebruiksvriendelijke en intuïtieve omgeving van Hobs beheer je overzichtelijk verschillende vastgoedprojecten vanuit één vertrouwde omgeving. Zo helpt Hobs jou efficiënter te werken, waardoor je je werk beter kunt doen voor meer opdrachtgevers.
Hobs is ontwikkeld om het beheer van vastgoed zo makkelijk mogelijk te maken. Loop je desondanks ergens tegenaan, dan is onze support afdeling tijdens kantooruren altijd bereikbaar om je verder te helpen.
Onze achtergrond
Hobs staat voor Home of building software
Omdat wij jarenlange kennis/expertise hebben op het gebied van zowel het ontwikkelen van software als het werken met specifiek vastgoedbeheer software weten wij precies wat jij als gebouweigenaar, vastgoedbeheerder, adviseur of onderhoudspartij nodig hebt.
Wij begrijpen de noodzaak van bepaalde functionaliteiten in een dergelijk programma en deze kunnen wij ook realiseren.
Een win-winsituatie voor de eindgebruiker dus!
Lees meer
Veelgestelde vragen
Voor velen gaat er om dat je documenten op één centrale plek kan inzien, bewerken en opslaan met het doel om de informatie voor personen in of soms ook buiten je organisatie toegankelijk te maken.
Zorg dat de documenten die nog niet digitaal zijn, worden gescand, opgeslagen en op een logische wijze onder een bestandsnaam en locatie worden opgeslagen.
Document beheer applicaties zorgen ervoor dat je geautoriseerd toestemming kunt geven wie bij welke dossiers/mappen kan. Je beschikt dan ook over de laatste versie van documenten en in veel applicaties kun je eenvoudig zoeken in alle dossiers waardoor je snel beschikt over de laatste informatie.
In een meerjarenonderhoudsplan zie je welke onderhoudsactiviteiten voor de korte en lange termijn nodig zijn aan het gebouw en welke kosten dit met zich mee brengt.
Eigenlijk zeggen de woorden het al. Plannen en begroten. In de planning heb je een weergave welke activiteiten op welk moment worden uitgevoerd. Een begroting geeft weer wanneer onderhoud moet worden gedaan en welke kosten in dat jaar en voor een periode verwacht kunnen worden.
Bouwdelen (de term elementen of installaties wordt ook gebruikt) is een veelgebruikte term voor onderhoud behoevende gebouwonderdelen. Hierbij kun je denken aan hemelwaterafvoer, warmtepomp, luchtbehandelingskast, kozijnen, deuren, etc.
Voor beheer en onderhoud van gebouwen wordt in Nederland vaak gewerkt met de NL/SfB- classificatie. Het grote voordeel is dat we informatie op deze manier bouwdelen kunnen standaardiseren en we als het ware dezelfde taal met elkaar spreken. Ook binnen de NEN 2767 wordt gebruikt gemaakt van deze codering.
De NL/SfB bevat standaard een 4-cijferige codering bestaande uit een hoofdcodering en subcodering. De hoofdcodering bevat een code en omschrijving, bijvoorbeeld 27 – Daken of 57 – Luchtbehandeling. De subcodering zorgt voor een verdere verdeling waarin bijvoorbeeld onderscheid wordt gemaakt tussen constructieve en niet constructieve bouwdelen of lokale en centrale voorzieningen. Voor daken wordt dit vervolgens nader gespecificeerd in daken niet constructief – vlakke daken (27.11) of daken constructief – vlakke daken (27.21).
De 4-cijferige codering kan worden uitgebreid met cijfers en letters om specifieke kenmerken, eigenschappen en materialen te specificeren.
Soms vraagt een opdrachtgever om een andere codering met omschrijving. Wanneer de klant de NL/SfB niet kent of wanneer gebruik wordt gemaakt van andere standaarden kan de opdrachtgever vragen om een andere codering met omschrijving te gebruiken.
Om een onderhoudsplan op te stellen is het belangrijk om te weten welke bouwdelen zich in het gebouw bevinden en wat de aantallen / hoeveelheden en eenheden zijn. Je bepaalt de demarcatie. Dus wat neem je wel en niet mee en hoe leg je dit vast. Ga je de aantallen armaturen per gebouw, verdieping of per ruimte vast leggen? Hierbij is het ook zeker verstandig om na te denken hoe je het onderhoud in de toekomst wenst uit te voeren.
Per bouwdeel bepaal je het onderhoudsstaat en het onderhoud. Dit kan bijvoorbeeld een vervanging, jaarlijks onderhoud, herstelactiviteit, een verbetering of reiniging zijn. Heb je gebreken geconstateerd, dan zul je ook daarvoor moeten bepalen hoe je het bouwdeel weer naar het gewenste onderhoudsniveau krijgt. Per activiteit bepaal je de prijs voor het onderhoud en met welke frequentie dit moet gebeuren. Bij het bepalen van de prijs dien je ook zeker rekening te houden met kosten voor bereikbaarheid, het momentum, de regio, materiaal en materieel.
Je zult zien dat je nu al snel tot een planning en begroting komt waarin je inzicht heb in de kosten voor de korte en lange termijn.
De NEN 2767 is een methodiek om op gestandaardiseerde wijze technische gebreken op te nemen en de conditie van een bouwdeel te bepalen. Hiermee krijg je als gebouweigenaar inzicht in de onderhoudsstaat van de afzonderlijke bouwdelen en het gebouw. De conditie wordt uitgedrukt in een score van 1 t/m 6. Een score 1 is als het ware iets wat gelijk is aan nieuwbouwstaat en conditie 6 staat gelijk aan de slechts aan te treffen conditie. Oftewel einde levensduur of (bijna) rijp voor de sloop.
In de regel zijn in contracten tussen huurder en verhuurder afspraken gemaakt over welk onderhoud voor wie zijn rekening komt. In het onderhoudsplan kun je deze verantwoordelijkheden ook specifiek opnemen per activiteit zodat je op voorhand weet welke kosten voor huurder en verhuurder zijn en beide daarvoor het benodigde budget kunnen reserveren.
Indien deze afspraken niet schriftelijk zijn vastgelegd is het zeker verstandig dit alsnog te doen om discussie achteraf na uitvoering van werkzaamheden te voorkomen.
Veel onderhoudsplannen kunnen vanuit een applicatie naar Excel worden geëxporteerd. Met een snelle check en relatief gezien wat kleine aanpassingen kun je de data vaak eenvoudig importeren.
Informatie die je in veel applicaties minimaal nodig hebt:
- Gebouw
- Bouwdelen
- Eenheden
- Hoeveelheden
- Activiteiten
- Prijzen
- Cycli
Mocht je niet alle informatie hebben, dan kun je in Excel veel informatie simpel toevoegen of juist informatie uit cellen verdelen, samenvoegen, splitsen en nog veel meer.
Hobs maakt het onderhoud van vastgoed overzichtelijk
Weten wat Hobs voor jou kan betekenen?
