Praktische handleiding voor vastgoedprofessionals die grip willen op onderhoud, kosten en wet- en regelgeving.
Met een gestructureerde, digitale aanpak van planmatig onderhoud bespaar je niet alleen uren per week, maar voorkom je ook onnodige kosten en blijf je altijd voldoen aan de wet- en regelgeving.
Stap 1: Breng je volledige bezit in kaart – de basis voor grip op onderhoud
De eerste stap richting gestructureerd vastgoedbeheer is het compleet en correct vastleggen van al je gebouwen en bijbehorende assets. In Hobs begint dit met het toevoegen van je volledige vastgoedportefeuille. Elk gebouw dat je toevoegt vormt een digitale eenheid waarin je alle bouwdelen en installaties overzichtelijk registreert.
Zelf aan de slag of samenwerken met een inspectiebureau
Je kunt zelf eenvoudig assets toevoegen, zoals:
- Bouwdelen (gevels, daken, vloeren, etc.)
- Installaties (liften, cv-ketels, luchtbehandeling, etc.)
- Veiligheidsvoorzieningen (brandmeldinstallaties, noodverlichting, rookmelders)
Wil je het werk uitbesteden of tijd besparen? Dan nodig je eenvoudig een inspectiebureau uit in jouw Hobs-omgeving. Zij voeren de registratie voor je uit en leggen direct de conditiemeting vast volgens NEN 2767. Het grote voordeel? Ze werken rechtstreeks in jouw eigen digitale omgeving. Daardoor voorkom je fouten of dataverlies bij overdracht via Excel of PDF-rapporten.
Data-import vanuit andere systemen
Heb je je vastgoeddata al vastgelegd in een ander systeem? Geen probleem. Je kunt bestaande gegevens eenvoudig importeren naar Hobs, zodat je snel aan de slag kunt zonder handmatig opnieuw alles in te voeren.
“Met een volledig digitaal vastgoeddossier voorkom je fouten en houd je altijd grip op onderhoud en wet- en regelgeving.”
Ervaar het tijdens ons gratis webinar “Grip op onderhoud en wetgeving” op 17 juli!
Stap 2: Stel een volledige onderhoudsplanning op (MJOP)
Na het inventariseren van je vastgoed en het registreren van alle assets in Stap 1, beschik je over een compleet overzicht van je bezit. Dit vormt de basis om een doordacht en realistisch Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) op te stellen. Je weet nu immers exact wat er in elk gebouw aanwezig is, in welke staat het verkeert en waar onderhoud nodig is.
Onderhoudsactiviteiten plannen – zelf of in samenwerking
Op basis van de actuele conditiemetingen (bijvoorbeeld volgens NEN 2767) kun je nu per asset bepalen welke onderhoudsactiviteiten nodig zijn, en met welke frequentie. Dit proces kun je:
- Zelf uitvoeren binnen Hobs via de onderhoudscycli en prijsramingen, of
- Laten verzorgen door het inspectiebureau dat al bij de inventarisatie betrokken was.
Zij kunnen direct een onderhoudsplanning opstellen die aansluit op de geregistreerde assets en de geconstateerde technische staat.
“Door onderhoudsplanningen op portefeuilleniveau te combineren, bespaar je tijd én kosten.”
Portefeuillesturing en optimalisatie
Een krachtig voordeel van Hobs is dat je niet alleen per gebouw, maar ook op portefeuilleniveau inzicht krijgt in je onderhoudsbehoefte. Hierdoor kun je:
- Onderhoudswerkzaamheden clusteren in tijd of per regio
- Slim combineren van werkzaamheden bij meerdere panden
- Beter aanbesteden door schaalvoordelen te benutten
- Budgetten optimaliseren en piekbelasting voorkomen
Zo voorkom je dat onderhoud versnipperd en inefficiënt wordt uitgevoerd, en kun je vooruit plannen met maximale grip op kosten, capaciteit en impact voor gebruikers.
Waarom deze stap cruciaal is:
- Je zet de stap van reactief naar planmatig onderhoud.
- Je creëert rust en voorspelbaarheid in planning én budget.
- Je benut synergie tussen panden in je portefeuille.
Met een goed opgesteld MJOP wordt vastgoedbeheer beheersbaar en strategisch. Je weet wat er komt, wat het kost en wanneer je actie moet ondernemen.
Stap 3: Richt je basis voor wet- en regelgeving goed in
Na het volledig vastleggen van je gebouwen en assets in Hobs (Stap 1), en het opstellen van je MJOP (Stap 2), is het tijd om een stevige basis te leggen voor wet- en regelgeving. Dit is het moment waarop je ervoor zorgt dat je vastgoed niet alleen technisch goed in beeld is, maar ook juridisch en administratief in orde is.
Van assetinventarisatie naar compliancebeheer
Hobs herkent automatisch welke assets onder wettelijke verplichtingen vallen – denk aan liften, brandmeldinstallaties, rookmelders, speeltoestellen of elektrische installaties. Bij elk van deze componenten ga je nu aan de slag met het opbouwen van het bijbehorende compliance dossier.
Wat doe je in deze stap concreet?
- Je legt per asset vast wanneer deze is geplaatst, gebouwd of geïnstalleerd.
- Je geeft aan wanneer de laatste keuring, inspectie of onderhoudsbeurt heeft plaatsgevonden.
- Je voegt bestaande documenten en rapporten toe die al beschikbaar zijn, zoals:
- Onderhoudsrapportages
- Certificaten
- Keuringsverslagen
- Garantie- of opleverdocumenten
Start van een volledig, digitaal archief
Deze stap vormt het fundament voor je digitale gebouwendossier. Vanaf dit moment groeit elk dossier automatisch mee met uitgevoerde keuringen en onderhoud. Zo ontstaat per gebouw en per asset een actueel en compleet archief, dat altijd beschikbaar is – of je nu een audit hebt, een calamiteit moet afhandelen, of een bewoner of eigenaar vragen stelt.
“Automatische meldingen zorgen dat je nooit meer een verplichte keuring mist.”
Waarom deze stap onmisbaar is:
- Je voldoet aantoonbaar aan alle geldende wet- en regelgeving.
- Je legt een betrouwbaar digitaal archief aan – een must voor audits, verzekeringen en aansprakelijkheid.
- Je voorkomt dat belangrijke documenten verspreid staan over mailboxen, netwerkschijven of Excel-lijsten.
Door dit één keer goed in te richten, leg je een robuuste basis die je in stap 4 eenvoudig en efficiënt up-to-date houdt.
Stap 4: Beheer je MJOP en houd je keuringen actueel
Met een goede basis in plaats, komt nu het moment waarop je daadwerkelijk grip houdt op je vastgoedbeheer. In deze fase beheer je je MJOP én compliance vanuit één omgeving, zonder dat informatie veroudert of zoekraakt.
Meld onderhoud en keuringen eenvoudig gereed
Na uitvoering meld je onderhoudswerkzaamheden of keuringen als ‘gereed’ in Hobs:
- De onderhoudscyclus wordt automatisch aangepast.
- De planning schuift automatisch door.
- De bijbehorende rapportage, factuur of keuringscertificaat voeg je eenvoudig toe aan het juiste assetdossier.
Zo blijft alles actueel en auditproof – zonder losse documenten of dubbele administratie.
Slim beheer op portefeuille-niveau
In het overzichtelijke planningsscherm zie je in één oogopslag wat er wanneer gepland staat. Daardoor kun je:
- Werkzaamheden combineren voor meerdere panden
- Efficiënt aanbesteden en kosten besparen
- Overzichtelijk rapporteren aan opdrachtgevers of eigenaren
Of je nu tientallen of honderden gebouwen beheert – je hebt direct inzicht en grip.
Altijd compliant met het dashboard en meldingen
Het compliance dashboard toont per gebouw of hele portefeuille de actuele status van alle wettelijke verplichtingen. Je ontvangt automatische meldingen wanneer een keuring nadert. Zo voorkom je dat iets tussen wal en schip valt, en ben je altijd op tijd.
Conclusie: Grip, inzicht en zekerheid – zonder losse lijstjes of verrassingen
Met Hobs leg je in vier stappen een solide digitale basis onder je vastgoedbeheer. Of je nu één gebouw beheert of een complete portefeuille, je hebt altijd:
- Een actuele MJOP
- Een compleet digitaal dossier per gebouw en asset
- Volledige controle over wet- en regelgeving
Wil je ook volledig grip op onderhoud en compliance?
Start vandaag nog met Hobs. Vraag een demo aan of plan een adviesgesprek met één van onze specialisten.
Neem contact op met onze specialisten en ontdek hoe HOBS MJOP software helpt bij efficiënter en resultaatgericht vastgoedbeheer
Meer weten over HOBS?
Interessant voor jou
Volledige grip op vastgoedonderhoud en wetgeving in 4 stappen
